Kapazitätsplanung bezeichnet die Ermittlung der Arbeitszeit, die in einem Zeitraum tatsächlich planbar ist. Sie beantwortet die Frage nach dem verfügbaren Angebot, bevor die eigentliche Besetzung beginnt.
Wie berechnet man die Nettokapazität?
Von der Bruttoarbeitszeit werden geplante Abwesenheiten, erwartbare Krankheitsquoten sowie unproduktive Anteile abgezogen. Was übrig bleibt, ist die Nettokapazität. Das folgende vereinfachte Monatsbeispiel für ein Team zeigt das Prinzip.
| Position | Stunden | Anmerkung |
|---|---|---|
| Bruttoarbeitszeit | 1.600 | 10 Vollzeitkräfte × 160 h |
| − Urlaub | −160 | geplante Abwesenheit |
| − Krankheit (Erfahrungswert) | −80 | ca. 5 Prozent |
| − Schulung, Nebenzeiten | −120 | Übergaben, Rüstzeit |
| = Nettokapazität | 1.240 | planbar |
Worin unterscheiden sich Brutto- und Nettokapazität?
Die Bruttokapazität ist die Summe aller Vertragsstunden, die Nettokapazität die davon real verplanbare Zeit. Der häufigste Planungsfehler besteht darin, mit der Bruttokapazität zu rechnen: Wer alle Vertragsstunden als planbar behandelt, plant systematisch zu knapp, weil Urlaub und Krankheit im realen Monat unweigerlich eintreten. Die Grundlagen dazu vertieft der Ratgeber Kapazitäts- und Auslastungsplanung.
Wann wird aus Kapazitätsplanung eine Einsatzplanung?
Kapazitätsplanung liefert nur das Angebot. Sobald diesem Angebot ein Bedarf je Zeitfenster gegenübergestellt wird, entsteht der Sollbedarf, den anschließend die Feinplanung in konkrete Dienste übersetzt. Die Reihenfolge ist entscheidend: Wer zuerst Namen verteilt und erst danach rechnet, plant gegen keine Zahl. Die Einsatzplanung ordnet diese Stufen in den Gesamtprozess ein.
Welche Daten braucht eine belastbare Kapazitätsplanung?
- Vertragszeiten und Teilzeitmodelle je Person
- Geplante Abwesenheiten und Urlaubskonten
- Erfahrungswerte zu Krankheitsquoten
- Rüst-, Übergabe- und Wegezeiten
- Rollen und Qualifikationen aus der Qualifikationsmatrix
Fehlt eine dieser Größen, wird die Kapazität überschätzt. Für mehrere Standorte gilt zusätzlich, dass die Kapazität je Standort und nicht nur in Summe geführt werden muss – siehe Multi-Site-Planung.
Verwandte Begriffe im Lexikon
Auslastungsgrad · Grobplanung · Feinplanung · Einsatzplanung
Häufige Fragen
Was ist Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanung ermittelt die Arbeitszeit, die in einem Zeitraum tatsächlich planbar ist – die Nettokapazität.
Wie berechnet man die Nettokapazität?
Von der Bruttoarbeitszeit werden Urlaub, erwartbare Krankheit sowie Schulungs- und Nebenzeiten abgezogen.
Was ist der Unterschied zur Bedarfsplanung?
Kapazitätsplanung beschreibt das verfügbare Angebot, Bedarfsplanung die benötigte Menge je Zeitfenster.