Grobplanung bezeichnet die vorgelagerte Planungsstufe, auf der Bedarfsmengen, Rollen und Zeitfenster festgelegt werden – bewusst ohne die Benennung konkreter Personen.
Was gehört in die Grobplanung?
Die Grobplanung beantwortet drei Fragen je Zeitfenster: Wie viele Personen werden gebraucht? Welche Rollen und Qualifikationsprofile müssen darunter sein? Und reicht die verfügbare Kapazität dafür überhaupt aus? Die dritte Frage verbindet sie mit der Kapazitätsplanung: Erst die Gegenüberstellung von Bedarf und Nettokapazität ergibt den Auslastungsgrad.
- Bedarfsmengen je Zeitfenster, Bereich und Standort
- Erforderliche Rollen und Qualifikationsprofile
- Bekannte Sonderlagen wie Saison, Projekte oder Schulungen
- Geplante Abwesenheiten und Urlaubsfenster
- Puffer für erwartbare Ausfälle
Wie hängen Grob- und Feinplanung zusammen?
Die Grobplanung liefert den Sollbedarf, den die Feinplanung anschließend namentlich deckt. Damit entsteht auch der Maßstab, an dem die spätere Besetzung gemessen wird. Wer diese Reihenfolge einhält, plant nicht mehr aus dem Bauch, sondern gegen eine Zahl – und kann Abweichungen später auswerten. Wird die Grobplanung übersprungen, existiert keine Referenz, gegen die ein Plan geprüft werden könnte.
Woran scheitert Grobplanung in der Praxis?
Der häufigste Fehler ist das Rechnen mit der Bruttokapazität: Wer alle Vertragsstunden als planbar behandelt, plant systematisch zu knapp. Der zweite Fehler ist eine zu grobe Auflösung – ein Monatswert verdeckt strukturelle Spitzen einzelner Wochentage. Der dritte ist ein Bedarf ohne Qualifikationsprofil, weil dann die spätere Regelprüfung ins Leere läuft. Die Rechengrundlagen dazu stehen im Ratgeber Kapazitäts- und Auslastungsplanung; wie die Stufen in ein Einführungsprojekt eingebettet werden, zeigt die Seite Einführung in sieben Schritten.
Was ändert sich bei mehreren Standorten?
Der Bedarf muss je Standort geführt werden, auch wenn übergreifend ausgeglichen wird. Eine reine Summenbetrachtung verdeckt, dass ein Standort überdeckt und ein anderer unterdeckt ist. Die Anforderungen beschreibt Multi-Site-Planung; die übergeordnete Einordnung der Stufen bietet der Begriff Einsatzplanung.
Verwandte Begriffe im Lexikon
Feinplanung · Kapazitätsplanung · Auslastungsgrad · Disposition
Häufige Fragen
Was ist Grobplanung?
Grobplanung legt Bedarfsmengen, Rollen und Zeitfenster fest, ohne bereits konkrete Personen zu benennen.
Warum sollte man Grob- und Feinplanung trennen?
Weil die Grobplanung den Sollbedarf liefert, gegen den die spätere namentliche Besetzung geprüft und ausgewertet werden kann.
Was ist der häufigste Fehler in der Grobplanung?
Mit der Bruttokapazität statt der Nettokapazität zu rechnen. Urlaub und Krankheit treten im realen Monat unweigerlich ein.