Zeitarbeit in der Einsatzplanung

Wann Zeitarbeit in die Einsatzplanung gehört – und wann nicht

Zeitarbeit ist das dritte Instrument neben Stammpersonal und Abrufkräften, um Bedarfsspitzen abzudecken. Es ist das teuerste pro Stunde und das schnellste in der Beschaffung. Sinnvoll ist es für zwei Fälle: für planbare Spitzen, die den Personalpuffer sprengen würden (Saison, Großauftrag, Inventur), und für Vakanzen, deren Nachbesetzung länger dauert als die Lücke tragbar ist. Nicht sinnvoll ist es als Dauerlösung für strukturelle Unterdeckung – dafür sorgt schon die Höchstüberlassungsdauer, die genau diesen Fall unterbinden soll.

Vor dem ersten Einsatz sollte geklärt sein, ob der Bedarf überhaupt Zeitarbeit braucht. Der Beitrag zu Über- und Unterdeckung und dem richtigen Personalpuffer zeigt, wie sich eine dauerhafte Lücke von einer temporären unterscheiden lässt; für kurze, unregelmäßige Spitzen sind Abrufkräfte nach § 12 TzBfG häufig das passendere Instrument. Zeitarbeit lohnt, wenn die Lücke voraussichtlich Wochen bis Monate dauert und die Qualifikation am Markt verfügbar ist.

Die drei Rollen und wer wofür zuständig ist

Bei der Arbeitnehmerüberlassung stehen sich drei Parteien gegenüber: der Verleiher (die Zeitarbeitsfirma, Arbeitgeber der Leihkraft), der Entleiher (der Betrieb, der die Leihkraft einsetzt) und die Leiharbeitskraft selbst. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) verteilt die Pflichten klar – und anders, als es viele Einsatzplaner erwarten.

Für die Einsatzplanung entscheidend ist die dritte Zeile: Die Leihkraft unterliegt während des Einsatzes den Arbeitsschutzvorschriften, die für den Betrieb des Entleihers gelten. Wer sie im Plan über zehn Stunden am Tag einteilt, die elfstündige Ruhezeit verletzt oder Pausen nicht vorsieht, begeht den Verstoß selbst – die Zeitarbeitsfirma sieht den Plan meist gar nicht.

Frist eins: 18 Monate Höchstüberlassungsdauer

Seit der AÜG-Reform von 2017 darf dieselbe Leihkraft höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate demselben Entleiher überlassen werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Drei Eigenschaften dieser Regel werden in der Praxis regelmäßig falsch verstanden.

Sie ist personenbezogen, nicht arbeitsplatzbezogen. Der Arbeitsplatz darf dauerhaft mit Leihkräften besetzt sein, solange die Personen rotieren. Umgekehrt zählt für eine Person jeder Einsatz beim selben Entleiher – unabhängig davon, in welcher Abteilung, an welchem Standort oder über welchen Verleiher.

Unterbrechungen unter drei Monaten zählen nicht als Neustart. Vorherige Einsätze beim selben Entleiher werden angerechnet, wenn zwischen ihnen nicht mehr als drei Monate liegen. Wer eine Leihkraft nach 17 Monaten für sechs Wochen abmeldet und dann erneut anfordert, steht bei Monat 17, nicht bei null.

Tarifverträge der Einsatzbranche können abweichen. Tarifgebundene Entleiher können über einen Tarifvertrag ihrer Branche längere Fristen nutzen; in der Metall- und Elektroindustrie sind bis zu 48 Monate möglich. Nicht tarifgebundene Betriebe im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags können die Abweichung per Betriebsvereinbarung übernehmen, dann aber – ohne tarifliche Öffnung – nur bis 24 Monate.

Die Rechtsfolge einer Überschreitung ist drastisch: Der Arbeitsvertrag zwischen Leihkraft und Verleiher wird unwirksam, und kraft Gesetzes entsteht ein Arbeitsverhältnis zum Entleiher (§ 9 Abs. 1 Nr. 1b, § 10 Abs. 1 AÜG) – es sei denn, die Leihkraft erklärt innerhalb eines Monats schriftlich gegenüber der Agentur für Arbeit, am Vertrag mit dem Verleiher festhalten zu wollen. Dazu kommt ein Bußgeld bis 30.000 Euro, das Verleiher und Entleiher gleichermaßen treffen kann (§ 16 Abs. 1 Nr. 1e und 1f, Abs. 2 AÜG).

Frist zwei: Equal Pay nach 9 oder 15 Monaten

Der Gleichstellungsgrundsatz gilt vom ersten Tag an: Eine Leihkraft hat Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Entgelts, die für vergleichbare Stammkräfte gelten (§ 8 Abs. 1 AÜG). Ein Tarifvertrag der Zeitarbeitsbranche darf davon abweichen – aber nur für die ersten neun Monate (§ 8 Abs. 4 AÜG). Danach ist Equal Pay zwingend.

Sieht ein Branchenzuschlagstarifvertrag vor, dass die Leihkraft nach einer Einarbeitungszeit von höchstens sechs Wochen stufenweise an das Vergleichsentgelt herangeführt wird, verlängert sich die Frist auf 15 Monate. Solche Tarifverträge bestehen unter anderem für Metall und Elektro, Chemie, Kunststoff, Kautschuk, Holz, Textil, Papier, Druck, Schienenverkehr und die Wäschereien; in den meisten Branchen greift die erste Stufe inzwischen ab dem ersten Einsatztag. Auch hier gilt: Unterbrechungen bis drei Monate werden angerechnet.

Die Deckelung sorgt dafür, dass Grundentgelt plus Zuschlag bis zum 15. Monat in der Regel 90 Prozent des Vergleichsentgelts nicht übersteigen. Für die Kalkulation heißt das: Der Stundensatz einer Leihkraft ist keine Konstante, sondern steigt an fest berechenbaren Terminen – Termine, die in einer Einsatzplanung ohne Einsatzbeginn je Person nicht sichtbar sind.

Ein Verstoß gegen Equal Pay ist auf Seiten des Verleihers mit bis zu 500.000 Euro bußgeldbewehrt (§ 16 Abs. 1 Nr. 7a, Abs. 2 AÜG). Der Entleiher ist daran mittelbar beteiligt: Er muss dem Verleiher das Vergleichsentgelt seiner Stammkräfte nennen, und die Leihkraft kann von ihm Auskunft darüber verlangen (§ 13 AÜG).

Lohnuntergrenze und Tarifentgelt 2026

Unabhängig von Equal Pay gilt in der Zeitarbeit eine allgemeinverbindliche Lohnuntergrenze, die das Bundesarbeitsministerium per Verordnung festsetzt. Die Siebte Lohnuntergrenzenverordnung ist am 1. Juli 2026 in Kraft getreten und gilt bis 30. September 2027. Sie bindet inländische wie ausländische Verleiher, die Beschäftigte nach Deutschland entsenden.

Die Werte entsprechen der Entgeltgruppe 1 des Tarifwerks zwischen dem Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) und den DGB-Gewerkschaften, das seit dem 1. Januar 2026 die früheren getrennten Tarifverträge von iGZ und BAP ersetzt. Für die Kalkulation des Entleihers ist die Lohnuntergrenze nur die Untergrenze: Der an den Verleiher gezahlte Verrechnungssatz liegt je nach Qualifikation und Branche üblicherweise beim 1,8- bis 2,5-Fachen des Bruttostundenlohns der Leihkraft.

Pflichten vor dem ersten Einsatztag

Erlaubnis prüfen. Der Verleiher braucht eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit; die erste wird auf ein Jahr befristet erteilt, nach drei Jahren beanstandungsfreier Tätigkeit unbefristet. Fehlt sie, ist der Überlassungsvertrag unwirksam und die Leihkraft gilt von Anfang an als Beschäftigte des Entleihers (§ 9 Abs. 1 Nr. 1, § 10 Abs. 1 AÜG). Eine Kopie der Erlaubnis gehört in die Akte, das Ablaufdatum in den Kalender.

Vertrag richtig bezeichnen und Person benennen. Der Überlassungsvertrag muss ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet und die Person vor Beginn der Überlassung konkret benannt sein (§ 1 Abs. 1 Satz 5 und 6 AÜG). Eine verdeckte Überlassung – etwa als „Werkvertrag" getarnt – ist seit 2017 nicht mehr heilbar und führt zum fingierten Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher.

Betriebsrat beteiligen. Der Einsatz einer Leihkraft ist eine Einstellung im Sinne des § 99 BetrVG; der Betriebsrat des Entleihers muss vorher unterrichtet werden und kann die Zustimmung verweigern, etwa wenn die Höchstüberlassungsdauer überschritten würde (§ 14 Abs. 3 AÜG). Leihkräfte zählen zudem bei den Schwellenwerten des Betriebsverfassungsgesetzes mit (§ 14 Abs. 2 AÜG).

Kein Einsatz als Streikersatz, kein Kettenverleih. Während eines Arbeitskampfes dürfen Leihkräfte nicht auf bestreikten Arbeitsplätzen eingesetzt werden (§ 11 Abs. 5 AÜG). Und der Entleiher darf eine Leihkraft nicht seinerseits an Dritte weiterverleihen (§ 1 Abs. 1 Satz 3 AÜG) – relevant für Unternehmen, die Personal an eigene Kunden oder Baustellen anderer Betriebe stellen.

Unterweisen. Vor Aufnahme der Tätigkeit ist eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung nach § 12 ArbSchG Pflicht; sie ist zu dokumentieren und gehört, wie bei Stammkräften, in die Qualifikationsmatrix – mit Datum.

Leihkräfte im Einsatzplan führen

Damit die Fristen nicht zum Zufall werden, braucht die Einsatzplanung je Leihkraft vier Datenfelder, die in Excel-Plänen und in vielen Dienstplanprogrammen fehlen:

Dazu kommen die Regeln, die für alle gelten: Leihkräfte fallen unter dieselbe Arbeitszeitprüfung wie Stammkräfte, brauchen dieselbe Qualifikationszuordnung und dieselbe Pausenplanung. Der Unterschied liegt nicht in der Schicht, sondern im Kalender darüber.

Für die Kostensteuerung empfiehlt sich eine getrennte Kostenstelle oder Kennzeichnung im Plan: Nur so lässt sich beantworten, ob Zeitarbeit die Spitze abdeckt oder inzwischen eine Dauerstelle ersetzt. Ein Anteil von Leihkräften, der über Monate nicht sinkt, ist ein Signal für die Personalbedarfsplanung, nicht für die Einsatzplanung – dann ist die Lücke strukturell, und die 18-Monats-Frist wird sie ohnehin erzwingen.

Excel, Dienstplan-Apps und Einsatzplanungssoftware

In einer Tabelle lässt sich eine Leihkraft als weitere Spalte führen; die Fristen bleiben dann Handarbeit in einer zweiten Liste, die erfahrungsgemäß nicht gepflegt wird. Die Grenze der Tabelle ist hier dieselbe wie bei Qualifikationen mit Ablaufdatum – der Beitrag zur Einsatzplanung mit Excel beschreibt sie im Detail.

In einer Einsatzplanungssoftware lassen sich Leihkräfte als eigener Beschäftigungstyp mit Einsatzbeginn und Verleiher anlegen und wie Stammkräfte in Schichten einplanen, mit denselben Prüfungen für Arbeitszeit und Qualifikation. In Aplano lassen sich Leihkräfte wie Stammkräfte anlegen, mit Qualifikationen und Verfügbarkeiten einplanen und in der Personalakte mit Einsatzbeginn, Verleiher und Erlaubnisnachweis dokumentieren (Pro-Tarif); Pausenregeln und Überstundenberechnung gelten für sie ebenso. Eine automatische Fristenwarnung für Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay ist dagegen in keinem der gängigen Dienstplansysteme abgebildet und bleibt Aufgabe der Personalabteilung. Die Preise beginnen bei 0,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat (Core), Basic 2,00 Euro, Pro 4,50 Euro, jeweils netto, Enterprise auf Anfrage; der Pro-Umfang ist 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Welche Systeme sich für gemischte Belegschaften eignen, zeigt der Vergleich.

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Veröffentlicht am 13. September 2026 · Von Dr. Katharina Müller