Arbeit auf Abruf ist zulässig, aber § 12 TzBfG zieht vier harte Leitplanken. Die Vereinbarung muss eine wöchentliche und eine tägliche Arbeitszeit bestimmen; fehlt die wöchentliche Angabe, gelten 20 Stunden als vereinbart, fehlt die tägliche, muss der Betrieb je Einsatz mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden abrufen. Die Lage der Arbeitszeit ist mindestens vier Tage im Voraus mitzuteilen – vorher besteht keine Leistungspflicht. Die Bandbreite ist gedeckelt: Bei vereinbarter Mindestarbeitszeit dürfen höchstens 25 Prozent zusätzlich abgerufen werden, bei vereinbarter Höchstarbeitszeit darf um höchstens 20 Prozent unterschritten werden. Für die Planung heißt das: Abrufkräfte sind kein kurzfristiger Puffer, sondern die am striktesten fristgebundene Ressource im Plan.
Warum Abrufarbeit ein Sonderfall der Einsatzplanung ist
In der klassischen Planungslogik gibt es zwei Gruppen: fest verplante Beschäftigte mit vereinbarter Arbeitszeit und kurzfristig verfügbare Reserven. Abrufkräfte werden intuitiv der zweiten Gruppe zugeordnet – sie haben ja gerade keinen festen Dienstplan. Genau diese Zuordnung ist der Fehler. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz behandelt Arbeit auf Abruf als Teilzeitverhältnis mit variabler Lage, nicht als Verfügungsrecht des Betriebs über fremde Zeit. Wer Abrufkräfte als Lückenfüller für Ausfälle am selben Tag einplant, plant an der Rechtslage vorbei.
Das hat eine unmittelbare planerische Konsequenz. Ein Ausfall, der heute gemeldet wird, lässt sich mit einer Abrufkraft nicht rechtssicher schließen – jedenfalls nicht einseitig. Freiwillig kann jede Person kurzfristig einspringen, und in der Praxis geschieht das auch. Verlangen kann der Betrieb es nicht. Die belastbaren Instrumente für kurzfristige Lücken sind andere: eine bezahlte Rufbereitschaft, ein Springerpool oder offene Schichten zur freiwilligen Übernahme. Wie sich ein solcher Puffer bemessen lässt, behandelt der Beitrag Über- und Unterdeckung vermeiden.
Die vier Leitplanken im Überblick
| Regelung | Inhalt | Folge bei Verstoß oder Lücke |
|---|---|---|
| Dauer der Arbeitszeit (Abs. 1) | Wöchentliche und tägliche Arbeitszeit müssen vereinbart sein | Ohne Wochenangabe gelten 20 Stunden als vereinbart; ohne Tagesangabe sind mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden je Einsatz abzurufen |
| Bandbreite (Abs. 2) | Mindestarbeitszeit: bis zu 25 % zusätzlich abrufbar. Höchstarbeitszeit: höchstens 20 % Unterschreitung | Abrufe außerhalb des Korridors sind nicht verbindlich |
| Ankündigung (Abs. 3) | Referenzstunden und Referenztage als Zeitrahmen; Mitteilung der Lage mindestens vier Tage im Voraus | Ohne fristgerechte Mitteilung besteht keine Leistungspflicht |
| Entgelt bei Ausfall (Abs. 4 und 5) | Bei Krankheit und an Feiertagen ist der Durchschnitt der letzten drei Monate maßgeblich | Eine Berechnung „nach Plan“ greift zu kurz, wenn kein Abruf erfolgt war |
Absatz 6 lässt Abweichungen durch Tarifvertrag zu; nicht tarifgebundene Betriebe im Geltungsbereich können die tarifliche Regelung übernehmen. Ohne Tarifbindung bleibt es bei den gesetzlichen Werten.
Die 20-Stunden-Fiktion – der teuerste Formfehler
Viele Abrufverträge enthalten den Satz, die Arbeitszeit richte sich nach dem betrieblichen Bedarf, und sonst nichts. Das ist keine Vereinbarung im Sinne des Gesetzes, sondern ihr Fehlen – und dann greift die Fiktion: 20 Stunden pro Woche gelten als vereinbart. Für den Betrieb bedeutet das eine Vergütungspflicht in dieser Höhe, unabhängig davon, ob tatsächlich abgerufen wurde. Wer eine Aushilfe über Monate nur an einzelnen Samstagen einsetzt, kann sich rückwirkend einer Forderung über Annahmeverzugslohn für 20 Wochenstunden gegenübersehen.
Aus Planungssicht ist der Fall eindeutig: Die vertraglich vereinbarte Wochenstundenzahl gehört als Sollwert in die Stammdaten jeder Abrufkraft, nicht in einen Ordner. Nur dann lässt sich überhaupt erkennen, ob der Korridor eingehalten wird – und ob eine Person systematisch unter ihrer bezahlten Zeit eingesetzt wird.
Der Korridor: was 25 und 20 Prozent konkret heißen
Die Bandbreite des Absatzes 2 wird häufig verwechselt. Sie gilt nicht symmetrisch, sondern hängt daran, was vereinbart wurde – eine Mindest- oder eine Höchstarbeitszeit.
| Vereinbarung | Rechnung | Verbindlich abrufbar |
|---|---|---|
| Mindestarbeitszeit 16 Stunden/Woche | 16 + 25 % = 4 Stunden zusätzlich | 16 bis 20 Stunden |
| Mindestarbeitszeit 20 Stunden/Woche | 20 + 25 % = 5 Stunden zusätzlich | 20 bis 25 Stunden |
| Höchstarbeitszeit 30 Stunden/Woche | 30 − 20 % = 6 Stunden weniger | 24 bis 30 Stunden |
| Höchstarbeitszeit 10 Stunden/Woche | 10 − 20 % = 2 Stunden weniger | 8 bis 10 Stunden |
Die zweite Zeile zeigt die eigentliche Pointe für die Kapazitätsrechnung: Eine Abrufkraft mit 20 vereinbarten Stunden liefert planbar zwischen 20 und 25 Stunden, nicht zwischen 0 und 40. Wer sie im Kapazitätsmodell mit einer Spanne von null aufwärts führt, rechnet sich eine Flexibilität herbei, die der Vertrag nicht hergibt – und unterschätzt zugleich die Fixkosten, weil die Untergrenze bezahlt werden muss. Wie sich verfügbare Nettokapazität sauber gegen den Bedarf stellen lässt, beschreibt der Beitrag zur Kapazitäts- und Auslastungsplanung.
Vier Tage im Voraus – und was das für den Planungshorizont bedeutet
Die Mitteilungsfrist ist die Regel mit der größten Wirkung auf den Alltag, weil sie den Zeitpunkt der Veröffentlichung bestimmt. Vier Tage sind dabei keine vier Arbeitstage, sondern Kalendertage, und der Tag der Mitteilung zählt nicht mit. Wer am Montag mitteilt, kann frühestens für Freitag verbindlich abrufen. Eine Schicht am Donnerstag muss spätestens am Sonntag angekündigt sein.
Das Gesetz verlangt zusätzlich einen Zeitrahmen aus Referenzstunden und Referenztagen. Damit ist gemeint: Der Vertrag legt fest, an welchen Wochentagen und in welchem Tageszeitfenster überhaupt abgerufen werden darf – etwa Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr. Außerhalb dieses Rahmens greift kein Abruf, auch nicht mit Vorlauf. In der Planung ist das faktisch eine Verfügbarkeitsregel je Person, und sie gehört genau dorthin: in die hinterlegten Verfügbarkeiten, nicht in den Kopf der planenden Person.
| Mitteilung am | Frühester verbindlicher Einsatz |
|---|---|
| Montag | Freitag |
| Mittwoch | Sonntag |
| Freitag | Dienstag der Folgewoche |
Praktisch bedeutet das einen Mindestplanungshorizont von einer Woche für alle Abrufkräfte. Betriebe, die ihren Plan ohnehin zwei bis vier Wochen im Voraus veröffentlichen, erfüllen die Frist beiläufig. Betriebe, die kurzfristig planen, müssen für diese Personengruppe einen eigenen, früheren Veröffentlichungstermin einziehen – oder auf Freiwilligkeit umstellen und das auch so benennen.
Krankheit, Feiertag und Urlaub bei schwankendem Abruf
Fällt eine Abrufkraft krankheitsbedingt aus oder liegt ein Feiertag auf einem Einsatztag, stellt sich die Frage, welche Stundenzahl zu vergüten ist. § 12 Abs. 4 TzBfG beantwortet sie für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Maßgeblich ist die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit; bestand das Arbeitsverhältnis kürzer, gilt der kürzere Zeitraum. Absatz 5 überträgt diese Regel auf die Entgeltzahlung an Feiertagen.
Für die Planung heißt das: Der Dreimonatsdurchschnitt ist keine Lohnbuchhaltungsgröße, die erst im Streitfall gebraucht wird, sondern eine laufende Kennzahl. Er entsteht nur, wenn die tatsächlichen Einsätze je Person sauber dokumentiert sind. Betriebe, die Abrufe per Nachricht verteilen und die Stunden erst am Monatsende zusammensuchen, haben diese Zahl regelmäßig nicht – und rechnen dann im Zweifel zulasten der beschäftigten Person.
Was im Plan dokumentiert sein muss
Die Mitteilung der Arbeitszeitlage ist an keine Form gebunden. Beweisen muss sie im Streitfall aber der Betrieb. Aus dieser Kombination folgt die praktische Anforderung: Der Abruf sollte in derselben Umgebung entstehen, in der der Plan lebt, und dort mit Zeitstempel nachvollziehbar bleiben. Fünf Angaben tragen die Dokumentation:
- Vereinbarte Wochen- und Tagesstunden je Abrufkraft, als Stammdatum hinterlegt.
- Referenztage und Referenzstunden als Verfügbarkeitsfenster, gegen das jeder Abruf geprüft wird.
- Zeitpunkt der Mitteilung mit Datum und Uhrzeit, nicht nur das Schichtdatum.
- Bestätigung oder Ablehnung bei Einsätzen innerhalb der Vier-Tage-Frist, die nur freiwillig zustande kommen.
- Tatsächlich geleistete Stunden je Woche und Monat, als Grundlage für Korridorprüfung und Dreimonatsdurchschnitt.
Fehlt der dritte Punkt, lässt sich die Frist nicht belegen; fehlt der fünfte, weder Korridor noch Entgeltfortzahlung berechnen. Beide Lücken entstehen fast zwangsläufig, wenn Abrufe per Telefon und Chat laufen und der Plan als Datei geführt wird – siehe dazu Einsatzplanung mit Excel.
Abgrenzung: Minijob, Arbeitszeitgesetz und Mitbestimmung
Abrufarbeit wird häufig mit geringfügiger Beschäftigung gleichgesetzt. Die Modelle sind unabhängig voneinander: Ein Minijob kann auf Abruf ausgestaltet sein, muss es aber nicht, und eine Abrufkraft kann weit über der Geringfügigkeitsgrenze liegen. Bei Minijobs kommt allerdings die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG hinzu – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens am siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertag festzuhalten und zwei Jahre aufzubewahren.
Unberührt bleiben außerdem die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: werktägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG, Ruhepausen nach § 4 und die ununterbrochene Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden nach § 5. Sie gelten für Abrufkräfte unverändert, auch wenn deren Einsätze verstreut liegen – gerade dann werden Ruhezeitverstöße leicht übersehen, weil zwei kurze Einsätze an aufeinanderfolgenden Tagen harmlos aussehen. Besteht ein Betriebsrat, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Verteilung auf die Wochentage nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig; das erfasst auch die Abrufpraxis. Den größeren Rahmen ordnet die Seite Rechtslage ein.
Was eine Einsatzplanungssoftware davon abnimmt
Kein System ersetzt die vertragliche Grundlage – ein Abrufvertrag ohne Stundenangabe bleibt lückenhaft, gleich welche Software darüber liegt. Abnehmen kann eine Planungslösung aber die drei Stellen, an denen es im Alltag scheitert: die fristgerechte Veröffentlichung, den nachvollziehbaren Zugang der Mitteilung und die laufende Stundenbilanz je Person.
In unserer Einordnung führt Aplano das Feld der Schicht- und Personaleinsatzplanung an. Hinterlegte Verfügbarkeiten bilden die Referenztage und -stunden ab, die Veröffentlichung des Plans erreicht das Team direkt in der Mitarbeiter-App und ist damit datiert, offene Schichten organisieren freiwillige Übernahmen innerhalb der Vier-Tage-Frist ohne Telefonkette, und Hinweise zu Pausen- und Ruhezeiten fangen die Konflikte ab, die bei verstreuten Kurzeinsätzen entstehen. Die Zeiterfassung mit Stundenkonten – Grundlage für Korridorprüfung und Dreimonatsdurchschnitt – gehört zum Pro-Tarif mit 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat netto; Core beginnt bei 0,50 Euro, Basic liegt bei 2,00 Euro, Enterprise auf Anfrage. Der Pro-Umfang ist 14 Tage ohne Kreditkarte testbar, die Verträge sind monatlich kündbar. Auf Capterra wird Aplano mit 4,7 von 5 geführt, auf OMR Reviews mit 4,6 von 5 bei 206 Bewertungen. Alternativen stellt der Software-Vergleich gegenüber; die Begriffe erklärt das Glossar.
Häufige Fragen
Wie kurzfristig darf man eine Abrufkraft einsetzen?
Verbindlich nur mit einem Vorlauf von mindestens vier Tagen. § 12 Abs. 3 TzBfG knüpft die Leistungspflicht ausdrücklich daran, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitteilt. Kürzere Einsätze sind möglich, aber nur freiwillig – eine Ablehnung ist dann keine Pflichtverletzung.
Was passiert, wenn im Vertrag keine Wochenstundenzahl steht?
Dann gelten nach § 12 Abs. 1 TzBfG 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Diese Stunden sind zu vergüten, auch wenn tatsächlich weniger abgerufen wurde. Fehlt zusätzlich die Angabe zur täglichen Arbeitszeit, muss der Betrieb je Einsatz mindestens drei aufeinanderfolgende Stunden abrufen.
Wie viel darf über die vereinbarte Mindestarbeitszeit hinaus abgerufen werden?
Höchstens 25 Prozent der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit. Bei 16 vereinbarten Stunden sind also bis zu 20 Stunden verbindlich abrufbar. Ist umgekehrt eine Höchstarbeitszeit vereinbart, darf sie um höchstens 20 Prozent unterschritten werden.
Welche Stunden werden bei Krankheit einer Abrufkraft bezahlt?
Maßgeblich ist nach § 12 Abs. 4 TzBfG die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit; bei kürzerem Bestand des Arbeitsverhältnisses der entsprechend kürzere Zeitraum. Für die Entgeltzahlung an Feiertagen gilt dieselbe Berechnung.
Gelten für Abrufkräfte dieselben Ruhezeiten wie für Festangestellte?
Ja. Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht nach Vertragsmodell. Höchstarbeitszeit nach § 3, Ruhepausen nach § 4 und die grundsätzlich elfstündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG gelten unverändert – auch dann, wenn zwei kurze Einsätze an aufeinanderfolgenden Tagen liegen.
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Quellen und Stand
- § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf: Dauer der Arbeitszeit und 20-Stunden-Fiktion (Abs. 1), Bandbreite von 25 bzw. 20 Prozent (Abs. 2), Referenzstunden und Vier-Tage-Frist (Abs. 3), Entgeltfortzahlung und Feiertagsentgelt (Abs. 4 und 5), Tarifvorrang (Abs. 6).
- § 3 ArbZG – Arbeitszeit der Arbeitnehmer, § 4 ArbZG – Ruhepausen und § 5 ArbZG – Ruhezeit.
- § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten: Sieben-Tage-Frist und zwei Jahre Aufbewahrung bei geringfügiger Beschäftigung.
- § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG: Mitbestimmung bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit.
- Aplano – Produktinformationen und Funktionen, abgerufen August 2026.
- Aplano – Preise und Tarife, abgerufen August 2026.